MAKALAH KOMUNIKASI ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

Pada perkuliahan semester ini kita mempelajari Komunikasi Organisasi. Untuk itu kita dituntut harus mampu menguasai semua materi-materi yang dipelajari salah satunya yang harus kita kuasai adalah mengenai teori struktural klasik. Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19).  Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

            Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin. Defisi Organisasi menurut Teori Klasik :Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

1.2      Batasan Masalah

1.     Apa yang dimaksud dengan organisasi sosial

2.      Apa yang dimaksud dengan organisasi formal

3.     Karakteristik birokrasi Weberian

4.     Komunikasi jabatan dan hubungan informal

5.     Manajemen ilmiah Taylor

1.3   Maksud dan Tujuan

            Maksud dan Tujuan kami membuat makalah ini adalah untuk memenuhi tugas . Serta untuk mempelajari lebih dalam tentang teori struktural klasik.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Organisasi Sosial

            Organisasi sosial adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.

            Organisasi sosial merujuk pada pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang; kecenderungan mengawali kontak; arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama; perasaan tertarik, hormat, dan permusuhan; dan perbedaan status) dan  reguralitas yang teramati, dan perilaku sosial orang-orang yang disebabkan oleh situasi sosial mereka alih-alih oleh karakteristik fisiologis atau  psikologis mereka sebagai individu.

            Adanya pola atau regularitas dalam interaksi sosial mengisyaratkan bahwa terdapat hubungan antara orang-orang yang mentransformasikan mereka dari suatu kumpulan individu menjadi sekelompok orang atau dari sejumlah kelompok menjadi suatu sistem sosial yang lebih besar.

            Hubungan juga berkembang antara kelompok-kelompok dan menghasilkan aspek status sosial yang berbeda. Status kelompok dalam sistem sosial yang lebih besar menjadi bagian status anggota-anggotannya .

            Jeringan hubungan dan kepercayaaan bersama suatu kelompokm biasanya disebut struktur-nya dan budaya-nya. Hubungan-hubungan berfungsi mengorganisasikan perilaku manusia dalam suatu organisasi.Karena orang menyesuaikan diri dengan pengharapan anggota-anggota kelompok,konformitas tersebut mempengaruhi hubungan dengan orang-orang lainnya dan pada giliran pada status sosialnya sendiri; status seseorang kemudian mulai mempengaruhi kesempatan orang tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan penting. Maka terjadilah interaksi yang terorganisasi secara sosial. Maka terjadilah interaksi yang terorganisasi secaraa sosial.

Menurut Berlo (1960),  komunikasi berhubungan dengan organisasi sosial melalui 3 cara, yaitu :

1. Sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi.Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan diantara anggota-anggota kelompok.
2. Bila sistem sosial telah berkembang, akhirnya sistem ini yang menentukan komunikasi antar anggota. Status sosial seseorang dalam sistem, misalnya , meningkatkan kemungkinan berbicara kepada orang-orang yang punya status setara dan mengurangi kemungkinan komunikasi dengan orang-orang yang berstatus jauh lebih tinggi dan jauh lebih rendah.
3. Pengetahuan mengenai sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang – orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan – peranan yang mereka duduki  dalam sistem.

Ciri-ciri organisasi sosial

Menurut Berelson dan Steiner(1964:55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan seterusnya.
2. Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi tersebut.
3. Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.
4. Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam organisasi itu.

2.1    Organisasi Formal

            Organisasi ini sengaja dibentuk untuk mengatur sistem kerja formal yang biasa disebut sebagai birokrasi yang mana ada suatu tujuan yang ingin dicapai, peraturan-peraturan yang harus diikuti,dan struktur status secara sengaja dirancang untuk mengantisipasi maupun mengarahkan interaksi dan kegiatan – kegiatan anggota.                                                                                    

Empat unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

a.    Sistem kegiatan yang terkoordinasi

b.    Kelompok orang

c.    Kerjasama

d.   Kekuasaan & Kepemimpinan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan,Saling melayani, Doktrin,Disiplin.

Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

a.    Pembagian kerja (untuk koordinasi)

b.    Proses Skalar & Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)

c.    Struktur (hubungan antar kegiatan)

d.   Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).

Didalam organisasi formal ada beberapa bagian – bagian yang membawahi organisasi formal yaitu :
1. Organisasi Lini (Line Organization)
            Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama adalah wewenang dan perintah.
            Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah.

2. Organisasi Staf (Staff Organization)
            Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi.
            Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

3. Organisasi Lini dan Staf
            Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut.
            Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.

Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen.

Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi baru.

2.3    Karakteristik Birokrasi Weberian

            Organisasi-organisasi modern,juga sebagian organisasi kuno,di organisasikan berdasarkan teori Weber mengenai organisasi formal. Meskipun Weber menulis karyanya pada tahun 1910,teorinya berfungsi baik untuk memahami aspek-aspek penting organisasi dari sudut pandang struktural klasik, dan interaksi komunikatif yang terjadi dalam konteks tersebut,bahkan dewasa ini.Meskipun demikian, teori Weber telah dikritik dan diperbaiki, yang menghasilkan konsep-konsep lebih canggih tentang fungsi organisasi. Namun ,uraian Perrow (1973) tentang tumbuh dan jatuhnya teori birokrasi menunjukan minat yang berlanjut terhadap gagasan-gagasan Weber:

            Awalnya,dengan pembahasan mengenai efisiensi birokrasi,ia kurang            memperoleh penghormatan,bahkan permusuhan. Semua penulis    menentang birokrasi . Namun di luar dugaan , ternyata para manajer tidak menentangnya. Ketika ditanya, mereka menjawab bahwa mereka lebih        menyukai arah komunikasi yang jelas, penjabaran yang jelas mengenai    kewenangan dan tanggung jawab, dan pengetahuan yang jelas tentang             kepada siapa mereka bertanggung jawab... Secara bertahap,telaah-telaah     mulai menunjukkan bahwa organisasi birokratik dapat berubah cepat       daripada organisasi nonbirokratik, dan bahwa moral dapat meningkat bila      terdapat bukti yang jelas mengenai birokrasi (hlm.6).

Ciri–ciri suatu organisasi terbirokrasi yang ideal menurut Weber, yaitu :

1.      Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.

2.      Tujuan atau rencana organisasi terbagi dalam tugas-tugas. Ketentuan kewajiban dan tanggung jawab melekat pada jabatan.Deskripsi kerja(job description )tentu saja merupakan salah satu metode untuk memenuhi karakteristik ini.

3.      Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan.Weber menyebutnya kewenangan legal yaitu yang disyahkan oleh kepercayaan akan supremasi hukum.

4.      Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis.

5.      Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal mengatur tindakan dan fungsi jabatan dalam organisasi.

6.      Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal yakni peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang.

7.      Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin yang merupakan bagian dari organisasi.

8.      Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

9.      Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis ,alih-alih koneksi politis,koneksi keluarga ,dll

10.  Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

            Ciri-ciri ini menghasilkan pengambilan keputusan yang rasional dan efisiensi administratif. Ahli-ahli berpengalaman adalah orang-orang yang paling cakap untuk membuat keputusan-keputusan teknis . Kinerja berdisiplin yang diatur dengan aturan-aturan ,regulasi daan kebijakan-kebijakan yang abstrak dan dikoordinasikan oleh kewenangan hierarkis merupakan usaha yang rasional dan konsisten untuk mencapai tujuan organisasi

2.4   Komunikasi Jabatan dan Hubungan Informal

            Ciri – ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (posisitional communication) (Redfield, 1953). Hubungan dibentuk antara jabatan – jabatan, bukan antara orang – orang, karena keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Dalam organisasi formal,tumbuh pula kelompok – kelompok informal. Hubungan ini terbentuk sebagai respon terhadap berbagai kesempatan yang diciptakan lingkungan. Organisasi formal merupakan lingkungan kelompok lebih nyata yang mempengaruhi jumlah dan pelaksanaan hubungan informal dalam organisasi.

            Meskipun analisis Weber tentang organisasi dapat menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan teori lain memberikan sumbangan untuk memahami cara kerja organisasi, dan khususnya ,komunikasi organisasi. Dua jenis teori, di samping teori komunikasi, memberikan pandangan yang berguna ,yakni teori manajemen dan teori organisasi.

 2.5   Manajemen Ilmiah Taylor

Frederick W. Taylor (1856 – 1917) dalam bukunya yang berjudul Principles in Scientific Management, melakukan pendekatan terhadap manajemen dilakukan di sekitar lima unsur kunci yang dianalisa mengunakan analisis Sofer (1972), yaitu :

1.  Pembagian kerja

Pembagian kerja menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan  pekerjaan organisasi didistribusikan. Taylor menyatakan bahwa pekerja harus dibebaskan dari tugas perencanaan dan kegiatan tata usaha. Bila dapat dilakukan, pekerjaan setiap orang dalam organisasi harus terbatas pada pelaksanaan suatu fungsi, yang merupakan konsep pembagian kerja.

2.  Proses Skalar dan Fungsional

Hal ini berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horisontal organisasi. Proses skalar menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertikal organisasi. Pembagian kerja ke dalam tugas yang lebih khusus dan pembentukan kembali bagian lebih khusus menjadi unit yang sesuai adalah hal – hal yang berkaitan dengan proses – proses fungsional dan proses ekspansi horisontal organisasi.

3.  Struktur

Stuktur berkaitan dengan hubungan – hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori – teori klasik berfokus pada dua struktur dasar :

• Struktur lini menyangkut saluran – saluran kewenangan organisasi yang berkaitan dengan pencapaian tujuan utama organisasi.
• Struktur staf menunjukan jabatan – jabatan yang memberikan bantuan kepada jabatan – jabatan lini untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan lebih baik, dengan memberikan pertimbangan, bantuan dan pelayanan.

4.  Struktur Tinggi dan Struktur Datar

Tinggi atau datarnya suatu organisasi ditentukan oleh perbedaan dalam jumlah tingkatan kewenangan dan variasi dalam rentang pengawasan pada setiap tingkat. Organisasi berstruktur tinggi sering ditandai dengan pengawasan yang ketat, semangat kelompok, persaingan melalui hubungan pribadi, pertambahan tanggung jawab secara bertahap, ketidakamanan yang konstan mengenai status, penekanan pada teknik manajemen, dan banyaknya peraturan. Organisasi berstruktur datar ditandai dengan aktivitas individualistik dan usaha yang dianjurkan yang mana memiliki pengawasan yang standar dan lebih sedikit peraturan.

5.  Rentang Pengawasan

Rentang pengawasan menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

            Teori struktural klasik membedakan dua bentuk organisasi, yaitu organisasi sosial dan organisasi formal. Perilaku sosial menghasilkan organisasi sosial sehingga memungkinkan memprediksi bagaimana orang berperilaku. Organisasi formal dirancang untuk menghasilakn efisiensi dan kemudahan prediksi dalam situasi kerja. Sepuluh ciri organisasi formal terbirokratisasi diturunkan dari tulisan Max Weber dan dibahas. Beberapa prinsip manajemen ilmiah yang konsisten dengan gagasan Frederick Taylor juga diidentifikasi. Karya Weber dan karya Taylor memberikan pandangan klasik mengenai organisasi dan manajemen.